Skip to main content Skip to search

Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden

1. Iedere opdracht gegeven aan Boekhoudkantoor Jacobs Niels vertegenwoordigd door Jacobs Niels impliceert van rechtswege de instemming met onderhavige algemene voorwaarden. De uitgevoerde prestaties gebeuren volgens de bijzondere voorwaarden bepaald in een eventuele overeenkomst (bv. goedgekeurde offerte, opdrachtbrief) en volgens de hierna vermelde voorwaarden die integraal deel uitmaken van de overeenkomst met de cliënt. In geval van afwijking tussen de  overeenkomst en de onderhavige algemene voorwaarden, zullen eerstgenoemde voorrang hebben. Uitgebreidere voorwaarden worden eveneens gestipuleerd in de opdrachtbrief die wordt ondertekend door zowel de cliënt als de beroepsbeoefenaar.

Artikel 2: VERPLICHTINGEN VAN DE CLIËNT

2.1         Aanbrengen van documenten.

Met het oog op de uitvoering van de aan de beroepsbeoefenaar verleende opdracht verbindt de cliënt er zich toe, met hem samen te werken en hem nauwgezet en tijdig alle nodige informatie te verstrekken.

De cliënt moet er op toezien dat de beroepsbeoefenaar tijdig alle noodzakelijke inlichtingen, stukken en bescheiden ontvangt die nodig zijn voor het uitvoeren van zijn opdracht. Zo niet zal de beroepsbeoefenaar ontslagen zijn van elke aansprakelijkheid voor de eventuele onvolledigheid van zijn opdracht of samengestelde aangifte die voortvloeit uit de bezorgde gegevens. Eveneens zal er geen aansprakelijkheid zijn voor de niet-naleving van de termijnen die zijn opgelegd door de wetten, reglementen en akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek van zijn opdracht vallen.

De cliënt verbindt zich ertoe de beroepsbeoefenaar tijdens de eerste week van de maand, in het geval van maandaangever, of de eerste week van januari, april, juli en oktober in het geval van kwartaalaangever en uiterlijk vóór de 10de van elke maand of kwartaal de gerangschikte en uitgesplitste boekhoudingsstukken in een map of plastieken beschermhoes, (nodig voor het opstellen van de BTW aangiften of andere aangiften) van de voorbije periode te bezorgen. Dit zodat de beroepsbeoefenaar voldoende tijd heeft om de documenten te verwerken en om aan de desbetreffende maand- of kwartaalverplichtingen te voldoen.
In het geval dat de cliënt maar 1x per jaar zijn documenten wenst of dient te bezorgen, dienen deze uiterlijk 2 maanden na het afsluiten van zijn of haar fiscaal jaar bezorgt te worden bij de beroepsbeoefenaar.
Documenten die na deze termijnen worden bezorgd zullen niet aanzien worden als tijdig. Alle dossiers worden op volgorde van bezorgdatum verwerkt.

De boekhoudingsstukken zijn (onvolledige lijst);

  • Inkomende en uitgaande facturen;
  • Maandstaten van da ontvangsten uitgesplitst naar de betaalwijze;
  • Contracten van lening, leasing en huur;
  • Alle bankuittreksels (behalve wanneer Coda wordt gebruikt) met ertussen gerangschikte dubbels, details van de gedane overschrijvingen en stortingen;
  • Kopieën uit het bijgehouden kasboek;
  • Alle documenten inzake lokale belastingen en BTW rekeninguittreksels;
  • Alle andere documenten die de beroepsbeoefenaar vraagt om zijn opdrachten beschreven in deze overeenkomst uit te voeren.

2.2         Methode van aanleveren.

2.2.1      De documenten op papier;
Deze dienen volgens de volgende methode te worden aangeleverd;

  • Aankoopfacturen dienen gerangschikt te worden per leverancier;
  • Verkoopfacturen dienen zonder onderbreking elkaar op te volgen volgens verkoopfactuurnummer;
  • Dagontvangsten gesorteerd per maand;
  • Bankafschriften, met duidelijke vermelding van een begin- en eindsaldo, gerangschikt volgens datum of per afschriftnummer.
    • Afschriften die digitaal worden aangeleverd, met uitzondering van Coda dienen eveneens de nodige info te bevatten m.b.t. begin- en eindsaldo’s, alsook detail info m.b.t. tot elke verrichting. Indien deze afschriften niet voldoende info bevatten kunnen ze ook niet correct verwerkt worden.
  • Kasbladen of duplicaten hiervan, op volgorde;
  • Overzicht van de gedane BTW betalingen in de afgelopen maand of kwartaal en de BTW rekeninguittreksels;
  • Diverse stukken, contracten en aflossingstabellen

De documenten zullen worden gerangschikt volgens de methode van de

beroepsbeoefenaar, zo niet zal de tijd nodig voor het opzoeken of rangschikken mee in rekening worden gebracht.

2.2.2     Digitale documenten al dan niet gescand.

De digitale documenten dienen steeds in PDF formaat te worden aangeleverd via een online platform of per mail. De diverse documenten dienen gegroepeerd te worden bezorgd in 1 mail of 1 gedeelde map, deze map dient de naam te dragen van de cliënt en de betreffende maand of het betreffende kwartaal van de BTW periode waarin de documenten verwerkt dienen te worden. Deze map moet onderverdeeld worden in sub mappen van aankoop, verkoop, financieel en diverse. In het geval dat de facturen digitaal via software worden verwerkt is een verdere onderverdeling niet noodzakelijk.

2.3         Documenten van fiscale administraties en overheidsinstanties.

Belastingaangiften, aanslagbiljetten, vragen om inlichtingen, berichten van wijziging, bijzondere rekeningen BTW, kortom alle documenten uitgaande van de fiscale administratie waarbij moet worden gereageerd binnen een wettelijke termijn, moeten bij de beroepsbeoefenaar toekomen binnen vijf dagen vanaf de verzending van het document (postdatum op de brief). De documenten worden bij voorkeur ingescand en per mail verzonden.

2.4         Documenten m.b.t. de jaarafsluit, de vennootschapsbelasting en de jaarrekening. 

De cliënt zal tijdig en uiterlijk 1 maand voor de uiterste neerleggingsdatum van de jaarrekening een overzicht ontvangen van de ontbrekende gegevens en vragen die nog moeten beantwoord worden alvorens de jaarafsluit kan worden gefinaliseerd.
Let wel, voor zover de maand- of kwartaaldocumenten steeds tijdig werden bezorgd cf. 2.1, 2.2 & 2.3. In het geval de documenten steeds laattijdig zijn bezorgt of “last-minute” ter beschikking worden gesteld zal de beroepsbeoefenaar deze pas verwerken wanneer zijn planning het toelaat tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen met de cliënt of mits toepassing van de procentuele prijsverhoging zoals hieronder vermeld in 7.3.3..
De beroepsbeoefenaar kan hiervoor in geen geval aansprakelijk gesteld worden.

De cliënt dient na het ontvangen van de vragen, deze schriftelijk en zo snel als mogelijk te beantwoorden. Ook dient de cliënt alle ontbrekende gegevens te bezorgen, uiterlijk, 1 maand na het ontvangen van de vragen van de beroepsbeoefenaar of ten laatste 2 weken voor de uiterste datum van neerlegging of indiening. Indien er een afspraak werd gepland voor de bespreking van de jaarafsluit dienen alle gegevens uiterlijk 2 weken voor deze afspraak aangeleverd te worden.

2.5         Documenten m.b.t. de personenbelasting.

De cliënt zal alle attesten, fiches en informatie nodig voor het opmaken van de aangifte personenbelasting overmaken aan de beroepsbeoefenaar bij voorkeur voor 31 mei van het aanslagjaar en uiterlijk 30 juni van het aanslagjaar. Informatie en gegevens die niet op fiches of attesten staan, dienen schriftelijk meegedeeld te worden aan de beroepsbeoefenaar.
Voor het ontbreken van gegevens die niet schriftelijk werden meegedeeld aan de beroepsbeoefenaar, kan de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk worden gesteld voor de eventuele gevolgen hiervan.
De beroepsbeoefenaar behoudt zich het recht om de aangifte te verwerken tegen de uiterste indieningsdatum, dit om zijn eigen planning te vrijwaren.

2.6         Het bezorgen en afhalen van de documenten.

Tenzij anders overeengekomen of indien de documenten allemaal digitaal werden bezorgd, zullen de voornoemde documenten door de cliënt worden afgeleverd op het kantoor van de beroepsbeoefenaar. De cliënt maakt voorafgaand een telefonische afspraak met het secretariaat of laat een schriftelijke berichtgeving na.
Het is de verantwoordelijkheid van de cliënt om ervoor te zorgen dat de documenten tijdig bij de beroepsbeoefenaar geraken. Het is ook de verantwoordelijkheid van de cliënt om bevestiging te vragen aan de beroepsbeoefenaar van de goede ontvangst van zijn documenten en dit zowel voor digitaal aangeleverde documenten als op papier.

Na verwerking van de documenten zal de cliënt hiervan op de hoogte gesteld worden en zal hij of zij deze documenten terug komen ophalen bij de beroepsbeoefenaar of zullen deze op kosten van de cliënt worden verzonden met de post of pakket bezorgdienst.

Andere aflever methodes kunnen eveneens overeengekomen worden.

 2.7        Betalingsachterstanden en aansprakelijkheid.

De cliënt verbindt er zich toe om de beroepsbeoefenaar in kennis te stellen van elk niet nakomen van een betalingsverplichting. Dit vanaf de eerste vervaltermijn, ten aanzien van eender welke fiscale of sociale administratie, alsook eender welke andere schuldeiser.

Bij gebreke hieraan zal de beroepsbeoefenaar ontslagen zijn van elke aansprakelijkheid voor de niet-naleving van de termijnen die opgelegd zijn in de wet, de reglementen en de akkoorden met betrekking tot de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die binnen het bestek vallen van zijn opdracht.

Het niet-inachtnemen van de termijnen door de cliënt is voldoende om de beroepsbeoefenaar te ontlasten van zijn verplichtingen en dit zonder enige formaliteit.

Artikel 3: VERPLICHTINGEN VAN DE BEROEPSBEOEFENAAR

De beroepsbeoefenaar oefent in alle onafhankelijkheid de hem toevertrouwde opdrachten op een gewetensvolle, waardige, eerlijke, trouwe en discrete manier uit.

De beroepsbeoefenaar verbindt zich ertoe de grootste zorg te besteden aan de uitvoering van de hem toevertrouwde opdrachten, voor zover hem daartoe de vereiste middelen ter beschikking worden gesteld.

De beroepsbeoefenaar is niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan noch van de bedragen, die de cliënt of diens aangestelden hem overmaken, noch van de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die hem door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen. Hij kan bijgevolg niet aansprakelijk worden gesteld voor de behaalde resultaten en/of gevolgen wanneer met name de boekhouding van de klant niet gestaafd is door bewijskrachtige bescheiden of niet bewijskrachtig wordt geacht bij fiscale controle als gevolg hierdoor.

Hij kan niet aansprakelijk worden gesteld voor professionele tekortkomingen en vergissingen van juridische, fiscale of boekhoudkundige aard die vóór de inwerkingtreding van deze overeenkomst zouden zijn begaan of zouden kunnen worden toegeschreven aan om het even wie.

Hij zal geenszins aansprakelijk kunnen worden gesteld voor handelingen, verklaringen en gedragingen van zijn klant, van diens aangestelden of van personen die geen deel uitmaken van zijn kantoor. Wanneer deze gebeurden op initiatief van voornoemde personen en/of zonder medeweten van de beroepsbeoefenaar en/of tegen zijn adviezen zouden ingaan en wanneer zulks een negatieve weerslag zou kunnen hebben op de normale uitvoering van de hem toevertrouwde opdrachten.

Bij laattijdigheid vanwege de cliënt, kan de beroepsbeoefenaar niet verantwoordelijk worden gesteld voor enige administratieve boete, bijslag en/of intrest.

De verbintenis van de beroepsbeoefenaar ten aanzien van de cliënt is steeds een middelenverbintenis tenzij, onder voorbehoud van artikel 2 in hoofde van de cliënt, voor wat betreft de wettelijke termijnen.

Artikel 4: AANSPRAKELIJKHEID

De beroepsbeoefenaar is enkel aansprakelijk voor de toepassing van de wettelijke en administratieve reglementen, rechtsleer en rechtspraak, in voege op het tijdstip van de uitvoering van de opdracht en mits in achtname door de cliënt van de in artikel 2 vastgelegde termijnen. De aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar is beperkt tot de bedragen en de dekkingen die opgenomen zijn in de modelpolis burgerlijke beroepsaansprakelijkheid zoals goedgekeurd door de nationale raad van het BIBF.

De beroepsbeoefenaar kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor enig nadelig gevolg door tekortkomingen van de cliënt inzake deze overeenkomst, noch inzake beslissingen die genomen zijn door de cliënt of zijn aangestelde derden m.b.t. boekhoudkundige, fiscale, administratieve verplichtingen en de desbetreffende wetgeving.

Artikel 5: BEROEPSGEHEIM EN ANTI-WITWASWETGEVING

De beroepsbeoefenaar, evenals zijn gevolmachtigden of aangestelden verbinden er zich toe, in verband met de aan de beroepsbeoefenaar toevertrouwde opdrachten, het beroepsgeheim te eerbiedigen.

De cliënt erkent op de hoogte te zijn van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wetgeving betreffende de voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en financiering van terrorisme en verbindt er zich toe om de beroepsbeoefenaar onverwijld alle informatie of documenten die gevraagd worden als gevolg van de toepassing van deze wetgeving te bezorgen.

Artikel 6: EINDE VAN DE OVEREENKOMST

6.1.        Wijze van beëindiging van de overeenkomst.

De beroepsbeoefenaar en de cliënt kunnen de onderhavige overeenkomst en bijhorende volmachten ten allen tijde opzeggen door middel van een aangetekende opzeggingsbrief en dit overeenkomstig hierna volgende modaliteiten.

De beroepsbeoefenaar vervult zijn prestaties tot de vastgestelde datum van ontbinding, voor zover de cliënt een gepaste provisie van erelonen voorziet en de nodige documenten ter beschikking werden gesteld aan de beroepsbeoefenaar.

In geen enkel geval kan de beroepsbeoefenaar aansprakelijk worden gesteld voor een nalatigheid die werd begaan na de overhandiging van het dossier of na de overname ervan door een confrater.

De cliënt zal steeds kwijting verlenen, voor het beheer van zijn of haar dossier, aan de beroepsbeoefenaar en dit uiterlijk bij de overdracht van het dossier. De cliënt stemt zich hier uitdrukkelijk mee akkoord door het ondertekenen van deze opdrachtbrief.

6.2.        Beëindiging van de overeenkomst mits vooropzeg.

In het kader van de beëindiging van de overeenkomst verbinden cliënt en beroepsbeoefenaar er zich toe om een opzegtermijn van 1 maand in acht te nemen.
De opzegtermijn loopt vanaf de 1ste dag van de maand die volgt op de datum van verzending van het aangetekend schrijven.

Gedurende de opzegtermijn blijven de rechten en verplichtingen van beide partijen onverkort van toepassing.

6.3.        Beëindiging / schorsing van de overeenkomst zonder vooropzeg.

De overeenkomst kan opgezegd worden zonder opzegtermijn in volgende gevallen:

6.3.1.    Mits schriftelijk akkoord van beide partijen om een einde te maken aan de  overeenkomst en dit zonder vooropzeg.

6.3.2.    Omstandigheden die in hoofde van de beroepsbeoefenaar en/of cliënt de stopzetting van de contractuele relatie rechtvaardigen;

  1. Wanneer de vederzetting van de overeenkomst de beroepsbeoefenaar in een met de deontologische, professionele en wettelijke normen tegenstrijdige positie brengt;
  2. In het geval het vertrouwen in de cliënt grondig beschadigd is;
  3. Het door de cliënt gebruik van valse verklaringen, geschriften of enig document met frauduleuze intenties om de beroepsbeoefenaar of de administratie te misleiden;
  4. Wanneer de niet-inachtname van de in huidige opdrachtbrief opgenomen verplichtingen in hoofde van de cliënt en/of de beroepsbeoefenaar, het nakomen van de contractuele verplichtingen door beroepsbeoefenaar of cliënt binnen de overeenkomst, in het gedrang brengt;
  5. Wanneer de openstaande erelonen en doorgerekende kosten reeds 3 kwartalen niet werden betaald door de cliënt.

6.3.3.   De beroepsbeoefenaar behoudt zich het recht om de samenwerking tijdelijk te schorsen indien blijkt dat er nog openstaande erelonen dienen betaald te worden die reeds hun vervaldatum zijn gepasseerd.
Dit recht gaat reeds in vanaf het versturen van de eerste aanmaningsbrief. De manier van verzending van deze aanmaning, aangetekend, per gewone post of per mail doet geen afbreuk aan het uitoefenen van dit recht.
De beroepsbeoefenaar kan niet aansprakelijk gesteld worden voor het niet uitvoeren van zijn opdracht als gevolg van deze schorsing, noch voor enige mogelijke boete, nalatigheidsintrest, kosten of aansprakelijkheden die ten laste van de cliënt zou gelegd kunnen worden.

De cliënt erkent dit recht door de ondertekening van deze opdrachtbrief.

6.4.        Niet-respecteren van de opzegtermijn.

In het geval de beroepsbeoefenaar of de cliënt de overeenkomst beëindigt zonder inachtname van de voorziene opzegtermijn of buiten de omstandigheden zoals voorzien in 6.3. dan moet deze aan de andere partij een vergoeding betalen die overeenstemt met de erelonen verschuldigd voor de duur van de opzegtermijn. De vergoeding wordt pro-rata berekend op basis van 12 maanden ereloon van het afgelopen kalenderjaar of lopende kalenderjaar indien de cliënt nog geen volledig jaar klant was.

6.5.        Overdracht van het dossier.

De beroepsbeoefenaar weerhoudt zich ervan enig retentierecht toe te passen en alle bescheiden van de cliënt, in het bezit van de beroepsbeoefenaar, op zijn verzoek over te dragen aan een confrater die voldoet aan de gestelde wettelijke verplichtingen of aan de cliënt zelf.

Bij de overdracht zal een inventaris worden opgemaakt met een overzicht van alle documenten in het bezit van de beroepsbeoefenaar. Deze inventaris zal worden ondertekend door een gevolmachtigde derde of de cliënt zelf, alvorens het dossier wordt overhandigd.
Eveneens zal de cliënt of gevolmachtigde derde, in naam van de cliënt, aan de hand van deze inventaris kwijting verlenen aan de beroepsbeoefenaar voor bewezen diensten. Indien dit niet zou gebeuren, geldt het ondertekenen van deze opdrachtbrief als bewijs van verleende kwijting.

De cliënt zal onverwijld de nog openstaande ereloonnota’s, reeds vervallen of niet, alsook de afrekening na opzegging van deze overeenkomst van de beroepsbeoefenaar betalen en dit binnen de 10 kalenderdagen na in kennis gesteld te zijn van de nog openstaande ereloonnota’s.
Indien blijkt dat de cliënt dit nalaat om te doen, binnen een redelijke termijn, zal er op alle openstaande, al dan niet vervallen schulden en niet betaalde sommen van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest op van 15% bruto per maand bijkomend verschuldigd zijn, te rekenen vanaf de vervaldag. Bovendien zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding van 20% op de openstaande erelonen met een minimum van 100,00 euro aangerekend worden. Deze forfaitaire vergoeding kan, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, desgevallend verhoogd worden met de vergoeding van de opgelopen invorderingskosten, met inbegrip van de op basis van het gerechtelijk wetboek bepaalde rechtsplegingsvergoeding.

Artikel 7: ERELONEN

7.1          Algemeen.

De beroepsbeoefenaar zal voor de verrichte prestaties een gedetailleerde ereloonnota opstellen en met toepassing van de BTW, factureren aan de cliënt.

Alle tarieven, zoals beschreven in de individuele opdrachtbrief., zijn jaarlijks indexeerbaar op 01 januari en dit met volgend percentage : 1,5%. De indexatie kan worden uitgesteld en in een volgend kalenderjaar gecumuleerd worden toegepast.

De facturen worden opgemaakt na afloop van de prestatieperiode (januari, april, juli & oktober). In het geval de cliënt het nalaat tijdig de facturen van de beroepsbeoefenaar te betalen worden de facturen automatisch en zonder voorgaande verwittiging omgeschakeld naar voorschotfacturen. Vanaf dan zal het forfait betaalt moeten worden voor het komende kwartaal i.p.v. het voorgaande kwartaal. Als deze voorschotfacturen niet tijdig voldaan worden behoudt de beroepsbeoefenaar zich het recht om de opdracht tijdelijk te schorsen zoals beschreven in 6.3.3 of de opdracht op te zeggen onder de voorwaarden van 6.3.2.e.

7.2.      Termijn en wijze van betaling.

De erelonen zijn te betalen binnen de 10 kalenderdagen na verzending van de factuur en dit door overschrijving op de bankrekening van de beroepsbeoefenaar

Alle betwistingen over de gevorderde erelonen en/of kosten moeten schriftelijk aan de beroepsbeoefenaar geprotesteerd worden binnen een termijn van 5 kalenderdagen vanaf de datum van verzending van de ereloonnota.

Na die termijn wordt de schuldvordering als definitief beschouwd en is het bedrag op onbetwistbare wijze verschuldigd.

Alle vervallen en niet betaalde sommen brengen van rechtswege en zonder ingebrekestelling een intrest op van 10% bruto per maand, te rekenen vanaf de vervaldag. Bovendien zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een forfaitaire vergoeding van 20% op de openstaande erelonen met een minimum van 75,00 euro aangerekend worden. Deze forfaitaire vergoeding kan, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, desgevallend verhoogd worden met de vergoeding van de opgelopen invorderingskosten, met inbegrip van de op basis van het gerechtelijk wetboek bepaalde rechtsplegingsvergoeding.

  1. Alle elektronische communicatie uitgaand van Boekhoudkantoor Jacobs Niels BV Comm.V. is louter indicatief en kan op geen enkele wijze de aansprakelijkheid van Boekhoudkantoor Jacobs Niels BV Comm.V. in het gedrang brengen, behoudens bijlagen in pdf-formaat, door een vennoot ondertekend. Boekhoudkantoor Jacobs Niels BV Comm.V. doet redelijke inspanningen om e-mails en bijlagen te vrijwaren van enig virus of ander defect dat een computer op informaticasysteem zou kunnen beschadigen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de cliënt om alle nodige maatregelen te nemen ter bescherming van de eigen computer of het eigen informaticasysteem. Boekhoudkantoor Jacobs Niels BV Comm.V. kan niet aansprakelijk worden gesteld voor enig verlies of enige schade die het gevolg zou kunnen zijn van het ontvangen of gebruiken van elektronische documenten van Boekhoudkantoor Jacobs Niels BV Comm.V.
  2. Indien één of meer bedingen ongeldig of nietig zijn, dan tast dit de geldigheid en afdwingbaarheid van de andere bedingen in deze algemene voorwaarden niet aan. Alle geschillen in verband met de interpretatie of de uitvoerig ervan worden beheerst door het Belgisch recht en de toepasselijke deontologie en zullen worden behandeld door de hoven en rechtbanken van Antwerpen, afdeling Mechelen.